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东南大学研究生院管理办法（试 行）
研究生教育是我校建设国内外知名高水平大学的重要组成部分，研究生院是学校的一个重要职能和业务管理部门。为适应我校研究生教育规模迅速发展与建设国内外知名高水平大学的需要，必须科学合理地进行规范化管理，确保各项工作高效率、高质量运行，为此特制定本管理办法。
一、行政工作管理
1、研究生院代表学校实施学位与研究生教育的统一规划与管理。在统一规划、管理的原则下，充分考虑学科建设及研究生教育的特点，协调各院、系（所）学科建设和研究生教育工作。负责检查和评估学科建设及研究生教育质量。研究生院代表学校负责接受教育部、省教育厅等政府部门的业务指导。
2、研究生院院长全面负责研究生院的各项工作、重大业务事项的决策与审核等。
3、受研究生院长委托，研究生院常务副院长负责我校学科建设和学位与研究生教育的日常工作，负责研究生院的人事安排、经费使用和安全等。
4、研究生院副院长根据分工，在分管的业务范围之内的文件上签字或批示以及与校内其它部、处的协调配合工作，协助常务副院长做好日常各项管理工作。
5、研究生院兼职副院长参与学科建设和研究生教育等重大业务事项的决策咨询，必要时亦可参加研究生院院务扩大会议。
6、研究生院各办公室主任全面负责本办公室的工作。各办公室按岗定聘，受聘工作人员各负其责，并接受本办公室主任的领导。
7、研究生院工作人员应严格执行国家和学校的学科建设和学位与研究生教育的管理文件，依法行政，依规办事。凡涉及违反规章、规定的由责任人负责。
8、研究生院管理中重大事务的决策由院务会议集体讨论确定。
9、不属各工作岗的其它非常规的应急工作由常务副院长确定并落实到有关办公室实施。
10、涉及几个办公室的工作，由主要承担该项工作的办公室负责，其它涉及的办公室应予积极配合，共同做好工作。
11、各办公室应定期互通信息，交流工作经验。在业务工作中，凡涉及丁家桥校区的有关事项，应事先和丁家桥校区办公室征询意见，确保整体工作的高质量。
二、文件管理
1、上级的来文原则上按学校统一的程序管理。即：分管校长批示转我院后，由院办公室登记并交常务副院长批示，再由院办公室按常务副院长的批示交有关办公室办理，但均须有签收手续。特殊紧急公文，可由院办公室到校长办公室复印后交有关责任办公室先行办理，但有关程序一定要补齐。
2、直接寄送研究生院的上级文件，按学校办文规定处理。
3、所有上级文件待办理完后一周内交院办公室归档。
4、上报文件由有关办公室的责任人起草行文，经该办公室负责人核稿后由研究生院常务副院长审核签字后方能盖研究生院公章，手续齐备后由行文责任人送校长办公室编号、签发，并由责任人校对、取文，上报材料由各有关办公室（寄）送交呈报部门。文件上报后一周内交院办公室归档。
5、对下行文由责任人起草，并经其办公室主任签发，直接加盖其办公室公章后下发，并交院办公室留存一份备案。对于一些重要的需加盖研究生院公章的下行文须有常务副院长签发。
6、机要、机密文件以及举报信等一律不得复印，由常务副院长直接交责任人办理。
7、所有文件（含光盘）不得随意摆放，如有丢失或损坏，由责任人负责。
8、需要张贴的上级文件和校内文件均在橱窗内公布一周后，由院办公室及时收回登记，并分类存放。
三、公章管理
1、研究生院印章代表研究生院行使效用，由院办公室主任保管，未经有关办公室负责人同意，不得在任何文件、证明、证书等上面加盖。
2、未经保管公章者授权，其他人不能擅自动用。
3、凡未经有关办公室负责人同意，不得加盖研究生院公章。
4、各办公室的公章也应按其职能使用，专人保管，不在其职责范围内不得随意使用。
5、研究生院钢印章由院办公室主任保管，主要用于研究生证、研究生课程进修班学员证，超出使用范围的需征得常务副院长的同意后方可使用。
四、证书管理
1、研究生院的各种证书（学位证书、毕业证书、结业证书、研究生证（含校徽）课程进修班结业证书、聘书等）均有院办公室购买或制作、统一保管。
2、有关办公室需用证书由责任人到院办公室办理有关手续后领取，并负责填写，责任人用后需交清单到院办公室办理补、退及冲账手续，清单留院办公室备查。
3、院办公室的证书保管者需在证书验收登记入库后才能报销有关费用。
4、有关证书需加盖"东南大学"公章（或钢印）或校长签名章的必须出具清单，且有相关办公室负责人和常务副院长在明细清单上的签名，责任人凭清单方可去校长办公室加盖有关印章。
5、各有关需用证书的责任人应提前提出所需证书名称及需用量，院办公室及时备货。
6、院办公室负责空白证书的发放与保管。常务副院长会同相关办公室负责人定期对院办公室保管的相关证书进行检查。
五、财务管理
1、 厉行节约，反对浪费，在保证工作质量的前提下尽
量节省开支。
2、 加强院内财务工作的领导，执行"一支笔"的审批
制度，院内财务由常务副院长负责，各项支出和报销单据须经常务副院长审核批准签字后，方能办理。由院办公室指定专人负责财务工作。
3、 经费集中，统一管理，各经费本、发票、收据等由
院办公室财务人员负责保管。
4、学生缴纳的费用都必须出具收据，必须执行学校财务制度。
5、需购的办公设备、家俱，必须经常务副院长同意后购买，但必须由两人共同采购，并办理固定资产登记或低值易耗品等入账手续，经保管人验收后，方能给予报销。
6、严格支票管理。凡应使用支票的，不得以现金支付，领用支票者须填写申请单，注明用途、金额及收款单位帐号，经常务副院长批准后方可领取支票。支票使用者按规定时间报销。
7、严格暂付款管理。凡需领暂付款的，必须填清金额和用途，经常务副院长批准后方可领款，借款人须按规定时间报销。
8、严格现金管理制度。收到款项及时上缴财务处入账，保险箱内仅留存规定的限额数，以备用。
9、因公出差领取的暂付款或借款，出差回校后一周内必须结清。
六、办公用品管理
1、办公用品由院办公室统一购买，并附所购物品清单。做到勤俭节约，妥善保管。
2、各办公室所需常规的办公用品，由有关办公室负责人根据工作需要提前两周提出清单交院办公室添置，并办理领用手续，急需用品需提前一天通知院办公室购置。
3、院办公室对用量较大的物品应及早做好安排，不得影响工作。
4、院公用设备由院办公室负责保养，各办公室使用的设备由各办公室负责保管和保养，使用者需爱惜。
七、安全、保密、劳动纪律管理
1、 所有人员必须严格遵守校内劳动纪律的有关规定。
2、 由研究生院负责的各类招生的工作纪律仍按照《东
南大学研究生入学考试保密工作试行条例》（98）校机研生字第2号文执行。
3、各办公室涉及保密的文件、材料需有专人保管。如有泄密则对泄密者或保管不善者予以处理。
4、 办公室主任为其办公室的安全责任人，负责其办公
室的安全，主任对存在的不安全的隐患要及时处理。
5、各办公室负责人有权批准本室工作人员事假一天，超过一天由常务副院长或授权人批准。所有请假者必须有书面请假条，由院办公室统一备案。
6、在上班时间一般不允许该室全体人员同时外出。如有特殊情况需有告示。
7、各办公室应保持其室内整洁。各办公室人员使用会议室后必须及时做好保洁。
八、奖励与惩罚
1、在全国性刊物上发表的关于学科建设、学位与研究生教育研究等方面的论文，每篇奖励500元，在省级刊物或全国性大会上的交流论文每篇奖励200元，在省级大会上的交流论文每篇奖励100元。论文必须注明东南大学研究生院，否则不予奖励。
2、获得学科建设、学位与研究生教育管理等方面的理论研究成果奖，部、省级每项奖励1000元，厅、局级每项奖励500元。
3、工作有严重失误或造成对我校影响较坏的责任人，视其情节轻重将扣除责任人的部分或全部年终奖。
九、网络信息管理
1、各办公室及时提供网页信息，由院办公室负责及时更新。
2、各办公室需上报或下发的数据、信息由各办公室的责任人自行负责录入、上报或下发；涉及保密的或不能随意修改（如考试成绩等）的数据、信息由责任人予以加密维护。
3、研究生院服务器开设的账号和口令由各用户负责保密。
十、其它
1、凡代表研究生院参加各种会议的出差人，回校后需把会议交流材料及会议纪要交院办公室登记。并写出一份汇报材料，会同交流材料交各对口办公室存放。
2、零星材料的复印由使用者自行复印，批量大的需复印、胶印的材料交院办公室统一办理。
3、需特殊支出的食（物）品，由有关办公室负责人提出，经常务副院长审批后，由院办公室办理。
4、接待兄弟院校同行若需用餐的，由接待的办公室负
责人提前提出，征得常务副院长同意后，由院办公室负责落实。
5、因工作需要必须用学校车队汽车的，需由有关办公室负责人提前一天提出用车时间、起止地点及对车辆的要求，填好派车单后由院办公室与车队联系并落实用车，由用车办公室的责任人负责按时接送客人（或材料）。
6、各办公室的主任室设置一部可国内直拨的电话，其他工作人员的电话均为市内电话。如因工作需要拨打国内长途电话者，拨打时应先拨17909+区号+电话号码。
7、研究生院的学位服由院办公室保管，应确保学位服的整洁完好。
十一、本管理办法自颁布之日起执行。以往的管理办法若与本管理办法有冲突，则以本管理办法为准。本管理办法解释权归研究生院。
2002年5月18日
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