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研究生院办公室管理规程（试 行）
研究生院办公室是衔接院内各办公室的纽带，是沟通校内各相关单位以及上级主管部门和各兄弟院校的桥梁，其各项工作的质量，直接影响到院内各部门工作的效率，甚至关系到研究生院的整体声誉。为了发挥办公室的上述功能和作用，配合院内各部门高效率、高质量完成各项工作目标，特制定本管理规程。
一、 业务范围
1、负责研究生院印章（含院印、钢印）管理；
2、负责研究生院各类文件的管理以及研究生院有关文件的起草等；
3、负责研究生院管理文件的汇编以及研究生院画册的编印等工作；
4、负责有关研究生院财务工作的管理；
5、负责研究生院固定资产等物资类的管理；
6、负责研究生院各类证书以及学位服的管理；
7、负责研究生院信息网络管理；
8、负责江苏、江西两省学位与研究生教育工作站的工作
9、负责研究生院工作简报的编印、发送；
10、协助研究生院的安全、保密、劳动纪律管理；
11、负责研究生院会议室的使用管理；
12、配合完成校、院内和上级部门随时布置的工作；
13、负责研究生院的后勤保障工作和其它日常事务性工作。
二、 管理目标
1、 围绕研究生院、院内各部门的工作目标，充分发
挥研究生院办公室的功能和作用，协助常务副院长配合院内各办公室做好各项业务工作；
2、加强研究生院办公室的内部管理，确保各岗位的工作规范化、科学化，增强各岗位工作人员的责任心，团结协作，步调一致，按时保证完成各项规定的工作和随时交办的工作；
3、加强研究生院办公室的制度建设和管理研究，以求完善与改进。
三、岗位管理规程
（一）主任：监督、检查院办公室各岗位的工作。
1、 负责研究生院印章（含院印、钢印）管理工作。以
确认的各级审批为依据，进行有关印章的使用；
2、 定期与常务副院长、院内各部门负责人保持联络，
配合完成要求协办的工作和随时交待布置的任务，如：接待、会务、用车、用餐等有关工作；
3、负责研究生院内部的人事管理、归档工作；配合学校做好研究生院职工的工资调整；
4、定期收集院内各办公室对院办的反馈意见，组织院办各岗人员共商改进措施；
5、负责保管、按规定使用保密室门钥匙；
6、协助常务副院长做好研究生院的安全、劳动纪律工作；
7、负责研究生院会议室的使用登记，并保证正常使用；
8、负责收集、汇总研究生院公用及各办公室所需各类物品申报，报告常务副院长，商定购买；
9、负责上级主管部门和院内各办公室随时布置的其他工作。
（二）副主任：协助主任做好研究生院办公室的各项管理工作。
1、 江苏、江西两省学位与研究生教育信息处理工作站
的管理工作。
2、 负责研究生院的有关网络信息管理工作以及根据
院内各办公室提供的信息汇总，并及时更新有关网页；
3、负责研究生院简报的信息收集、编辑；
4、负责院长室的卫生保洁工作，监督院内各办公室的室内外卫生与保洁。
（三）岗位一：
1、文件的管理、归档工作（含上级主管部门文件、校内文件、研究生院有关文件等）；
2、 协助常务副院长起草研究生院的有关文件，配合常
务副院长做好有关专门工作；
3、负责研究生院传真机的管理使用，及时接发有关研究生院的传真件，对于收到的传真件应及时送达对应部门、对应人、并做好相应的登记工作。
4、负责研究生院管理文件的汇编和研究生院画册的编印；
5、协助副主任做好研究生院工作简报的审核、校对；
6、会议交流材料的登记、会议纪要的归档工作，以及通信录的收集、汇总；
（四）岗位二：
1、 负责研究生院预算内、外经费的管理、使用和结算
等工作；
2、 计划内外研究生业务费的核算、发放等管理工作；
3． 负责研究生院固定资产、低值易耗品、家具等各类
物资的入帐、保管、核销等管理工作；
4、 各类证书的入帐、发放、保管，以及学位服的保管；
5、负责研究生院仓库的保管和使用；
6、负责旁听费、同等学力申请费返还各院、系、所导师酬金的发放；
7、协助常务副院长做好研究生院有关奖励制度的实行；
8、负责全院请假、各类加班的统计、汇总工作；
9、负责全院水、电、气（冷暖气）的供应保障；
（五）岗位三：
1、负责研究生院文件的打印，配合有关部门做好有关材料的送印工作；
2、负责研究生院信函、报刊（含征订）、《学位与研究生教育》、《研究生工作简报》等收发登记工作；
3、负责办公用品的购置、保管和发放登记工作；
4、负责复印机的保养维护管理。
5、负责各类职工福利的购置、发放工作；
6、负责全院每月电话费的交纳、职工月票的核报以及院领导电话、手机补贴的领取、发放。
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