关于研究生出国（境）参加国际会议申请资助的通知

各院（系、所）：

    根据《东南大学研究生国际学术交流基金实施办法(修订）》的有关规定，现将研究生院资助研究生参加国际学术会议工作的相关要求通知如下：

一、申请人条件及资助要求：

    1.本基金资助我校政治素质好、成绩优秀、科研能力强的全日制研究生出国(境）参加本学科领域有重要影响的国际学术会议。学生申请时应在中国境内学习阶段。

    2.研究生以第一作者（若为第二作者则第一作者应为其导师）并以东南大学为第一署名单位撰写的科研学术论文被本学科领域在境外召开的有重要影响的国际学术会议所接受，可凭会议正式录用通知，由本人提出申请，经导师和院系审核同意后报研究生院，研究生院择优资助。

    3.鼓励研究生参加专业顶级国际学术会议，对于各一级学科确定的顶级国际学术会议（每个一级学科原则上不超过 5个）不限参加人数，不限研究生的参加次数。

    4.对于参加专业顶级国际学术会议（具体会议目录在顶会资助系统可查询）的研究生，本基金资助往返国际旅费（机票经济舱）、会议注册费及住宿费，设最高限额，未超限额者实报实销，超过限额者按最高限额执行。应邀在大会或分会上宣读论文，欧美地区、澳洲及非洲最高限额 25000元，亚洲地区最高限额 15000 元，港澳台地区最高限额 8000 元；论文被会议接受（含poster)，欧美地区、澳洲及非洲最高限额 15000 元，亚洲地区最高限额 10000 元，港澳台地区最高限额 5000 元。对于参加非专业顶级国际学术会议的研究生，本基金资助不限人数、不限参加次数，仅资助会议注册费。 

二、申请与审批程序：

    1.准备材料：申请者自行联系国际会议并取得邀请函等相关材料，具体见“研究生国际交流”系统【综合服务大厅（http://ehall.seu.edu.cn/）-研究生国际交流应用-国际会议（非顶会/顶会）】附件要求。

    2.申请资助资格：符合资助要求的申请者务必在开会之前在“研究生国际交流”系统【综合服务大厅（http://ehall.seu.edu.cn/）-研究生国际交流应用-国际会议（非顶会/顶会）】完成资助资格申请及审批。

    3.报销材料审核签字：参会结束后，①线上：在“研究生国际交流”系统会议申请记录中下载经费使用计划表并提交（导师院系签字盖章上传）后，在系统中提交总结材料；②线下：将财务报销单、经费使用计划表、两张出国境批件交至研究生院培养办王老师处审核并统一请负责人签字盖章（一般无法现场完成签字及盖章，报销材料交至四牌楼：逸夫建筑馆107王老师处）。③特别提醒：务必在提交纸质报销材料之前完成申请系统中总结材料上传提交，研究生院在收到纸质报销材料后会对总结材料进行系统审核。收报销材料时间为每周一、二、四上午。 

    其中涉及其他部门的材料说明：

        ①财务报销单：参会结束后，在财务系统填写报销单，2025年度项目经费号目前为3360632401E(有可能会调整，不影响办理批件，报销时可以修改），项目名称：研究生国际交流，负责人：耿新。 报销单和发票相关问题请咨询财务处。

        ②出国境批件：获得资助资格的参会人员出国前在“学生因公出国（境）申报审批系统”申请办理批件。详见说明文档：国际合作处学生因公申报说明：https://oic.seu.edu.cn/xsygsbsm/list.htm，系统填报出入境时间与实际不符之类与批件相关问题、签证类别、购买国外航空公司机票相关要求等，请咨询国际合作处（联系电话：83793215）。 

    联系人：王老师，电话：83795781，邮箱：101010799@seu.edu.cn，办公地点：四牌楼校区逸夫建筑馆107                                                         

                                   研究生院培养办                

                                                                                                                                        2025年3月17日                

 注：为提供方便，九龙湖设“材料快递站”业务，纪忠楼102大厅5/6柜台处，可自助提交材料和领取材料（办理说明张贴与柜台处，九龙湖无法审核材料或者答疑，仅可收材料-不定时找人带去四牌楼-不定时接收四牌楼带回九龙湖的材料-更新在线表办结时间），自行关注在线表办结时间，查询到蓝色列更新办结日期后可来自助领取。领取后和其他票据等材料自行交财务处报销。